Come essere professionali nelle email di lavoro

Oggi ti voglio parlare di un aspetto molto importante per la tua azienda di traslochi.

In anni di strette collaborazioni con questo tipo aziende ho verificato come certi aspetti aziendali (a dir il vero quasi tutti gli aspetti …) non sono proprio considerati. Un vero disastro.

Svolgere in modo professionale tutti gli aspetti del tuo business non è sempre facile, sopratutto quando alcune attività vengono eseguite di fretta.

E la comunicazione con i clienti spesso rientra in queste attività a cui non si dà il giusto peso aziendale.

Invece devi dare molta importanza alla comunicazione e alle email di lavoro perché può far aumentare e consolidare ancora di più il tuo business.

Ormai, abbandonato il buon vecchio fax, l’unico modo per inviare e/o ricevere comunicazioni è l’email. Uno strumento facile e immediato che spesso ci porta a scrivere nello stesso modo in cui parliamo, a volte anche in maniera e toni che l’interlocutore può fraintendere.

Questo non deve succedere. Non stai parlando con i tuoi amici.

Ma stai comunicando con persone che non conosci o che conosci ma sempre in relazione al tuo lavoro. E ricordati che una email oggi ha valore legale. Quindi è necessario affrontare il cliente sempre in maniera professionale.

Il concetto vale sempre e per tutti, ma specialmente in una prima comunicazione a colui che potrebbe diventare un futuro cliente. In questo caso è fondamentale. Non ci sono scuse, devi scrivere una comunicazione ineccepibile oppure perdi il cliente.

Ecco alcuni semplici consigli:

Presta attenzione a come saluti le persone nelle email di lavoro perché è importante il modo in cui si sentono dopo la lettura. Se sei troppo informale puoi avere un impatto negativo sulla loro risposta. Lo stesso vale su come si firma, anche qui essere troppo informali fa sembrare la comunicazione poco importante. Insomma, si deve trovare il giusto equilibrio e questo dipende, ad esempio, se con la persona si è già avuto un contatto oppure è in assoluto la prima volta.

L’altro aspetto da considerare è l’indirizzo email di lavoro con il quale si invia.

Deve essere un indirizzo email aziendale!

Sappiamo tutti che è facile ottenere un indirizzo di posta elettronica gratuito, ma usalo per le tue email private!

In azienda no! Non puoi usarlo!

Non è professionale se l’indirizzo non finisce con il nome della tua azienda o del tuo business, come con gli account Gmail, Libero e altri. Se stai cercando di creare un tuo brand, che rispecchia la tua linea e i tuoi obiettivi di lavoro è importante che l’indirizzo email rifletta la tua professionalità aziendale.

Se devi allegare dei file alla tua email di lavoro controlla che stai utilizzando i files giusti, molte volte si inviano file diversi inavvertitamente. Accertati anche che i file che stai inviando siano leggibili: potrebbero essere in un formato non leggibile dall’utente o, se risultato di una scansione, non leggibili per scarsa qualità.

Concludendo,
Prenditi il tuo tempo per redigere l’email di lavoro allo stesso modo come se si trattasse di una lettera scritta a mano, controlla che gli eventuali allegati siano correttamente etichettati e dai all’email un look professionale. Ovviamo è scontato che deve essere scritta in italiano corretto.

Oggi l’email è la forma normale della comunicazione d’impresa, è importante non lasciare niente al caso! Ne va del tuo successo.

Ricorda,  è facile inviare una breve email di lavoro, ma assicurati che essa trasmette professionalità: è la chiave per avere successo e ottenere rispetto per il tuo business.

E TU COME SEI MESSO?

Comunichi con criterio o le tue email sono inguardabili?
A volte ci vuole poco per cambiare molto. Chiama un professionista, fatti aiutare. Ti si aprirà un mondo!

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